Privacy­verklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Almuruna BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor deze corporate website en de contactaanvragen die u hier indient.

Voor vragen over deze verklaring of om uw rechten uit te oefenen: privacy@almuruna.be. U kunt ons ook bereiken via connect@almuruna.be.

Deze verklaring gaat over almuruna.be, niet over de verwerking van werknemersgegevens of AI binnen Almuruna One. Voor het afzonderlijke product gelden de verklaringen en afspraken op one.almuruna.be.

2. Welke gegevens verwerken we?

Wanneer u het contactformulier gebruikt, ontvangen we uw voornaam, achternaam, e-mailadres, eventueel uw organisatie en telefoonnummer, het gekozen onderwerp en uw bericht. Ook wanneer u ons rechtstreeks mailt, verwerken we de gegevens in die correspondentie.

Stuur via het formulier geen gevoelige persoonsgegevens, personeelsdossiers of vertrouwelijke gegevens over anderen. Als zulke informatie nodig is voor een samenwerking, spreken we eerst een passende manier van delen af.

Om de website te leveren en te beschermen kunnen onze hosting- en technische dienstverleners verbindingsgegevens verwerken, zoals uw IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browsergegevens. Uw toestel bewaart daarnaast uw cookiekeuze.

Alleen als u analysecookies accepteert, verzamelen we via Google Analytics statistieken over uw bezoek, zoals bezochte pagina's, herkomst, toesteltype en een ingekort IP-adres. Meer daarover in de cookieverklaring.

Wanneer u de vraagwijzer op de contactpagina gebruikt, wordt de tekst van uw vraag verwerkt door een AI-model via een technische dienstverlener, om een eerste richting binnen ons aanbod voor te stellen. We bewaren uw vraag samen met de voorgestelde richting en de datum, zonder naam, e-mailadres, IP-adres of browsergegevens. Zo zien we welke vragen leven. Vermeld daarom geen namen of vertrouwelijke gegevens.

Bij onze Quick Scans verwerken we de antwoorden die u invult, de grootte van uw organisatie en, waar gevraagd, uw sector. We vragen geen loongegevens. Wanneer u een persoonlijk rapport aanvraagt, verwerken we ook uw naam, bedrijf, e-mailadres, gsm-nummer, scanresultaat en uw keuze over opvolging. We gebruiken deze gegevens om uw resultaat te tonen, het gevraagde rapport te maken en, alleen als u dat aanvinkt, contact op te nemen om het resultaat te bespreken.

Onze Quick Scans kunnen AI gebruiken om de interpretatie van antwoorden te ondersteunen. De huidige AI-functionaliteit voor een korte toelichting verwerkt scanantwoorden en relevante context via een technische dienstverlener, met inhoudelijke kaders en instructies van Almuruna. De contactgegevens uit het rapportformulier worden niet aan deze AI-functionaliteit meegegeven. De maturiteitsniveaus, zichtbaarheidsstatussen en profielen volgen vaste beoordelingsregels; AI bepaalt die niet.

De Quick Scans nemen geen geautomatiseerde beslissingen over personen. De uitkomst is een pre-diagnostische interpretatie op basis van uw antwoorden, geen audit, juridische beoordeling of geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen. Waar menselijke opvolging plaatsvindt, blijft de verantwoordelijkheid bij Almuruna.

3. Beeldmateriaal op deze website

Psychologische veiligheid stopt voor ons niet in de trainingsruimte. Daarom anonimiseren we deelnemers in sommige praktijkbeelden bewust met behulp van AI, ook wanneer er toestemming voor fotografie is. Zo kunnen we echte situaties tonen met respect voor privacy, veiligheid en vertrouwen.

4. Waarom en op welke grond?

• Uw aanvraag beantwoorden: op basis van ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te behandelen. Vraagt u naar een concrete samenwerking, dan kan de verwerking nodig zijn om op uw verzoek stappen te nemen vóór een overeenkomst.
• Een samenwerking uitvoeren: voor zover noodzakelijk voor een overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang bij het beheren van zakelijke contacten.
• De website beschikbaar en veilig houden: op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare website, met aandacht voor uw privacy.
• Websitestatistieken: uitsluitend op basis van uw toestemming, die u altijd kunt intrekken via ‘Cookie-instellingen’.
• Wettelijke verplichtingen nakomen: wanneer een toepasselijke wettelijke verplichting ons daartoe verplicht.

Een contactaanvraag is geen toestemming voor een nieuwsbrief of marketingcampagne. We gebruiken de gegevens uit het formulier niet automatisch voor die doeleinden.

5. Met wie delen we gegevens?

Uw aanvraag wordt via een gespecialiseerde e-mailbezorger bezorgd aan connect@almuruna.be. Die bezorger verwerkt daarvoor de inhoud van uw bericht en de noodzakelijke verzendgegevens. Onze zakelijke e-maildienst verwerkt de correspondentie die daarna bij ons binnenkomt.

Een hosting- en infrastructuurvoorziening zorgt voor de levering van de website en haar bestanden. De lettertypes en foto's worden rechtstreeks door deze website geleverd, zodat daarvoor geen aanvraag bij een externe aanbieder nodig is.

Voor de vraagwijzer en AI-ondersteunde duiding bij onze Quick Scans gebruiken we technische dienstverleners voor de verwerking en AI-infrastructuur. Zij verwerken de vraag of scanantwoorden en de noodzakelijke context om die functionaliteit te leveren. Almuruna One is onze eigen softwareomgeving, geen externe verwerker; de afzonderlijke productverwerking valt onder de verklaringen en afspraken op one.almuruna.be.

Als u analysecookies accepteert, verwerkt Google Ireland Ltd. als dienstverlener de statistiekgegevens; doorgifte aan Google LLC in de Verenigde Staten steunt op het EU-VS-gegevensprivacykader.

Gegevens zijn alleen bestemd voor personen die ze nodig hebben om uw vraag te behandelen, en dienstverleners die ons daarbij ondersteunen. We verkopen uw persoonsgegevens niet. We kunnen gegevens verstrekken als een wettelijke verplichting of een geldige vordering dat vereist.

6. Hoelang bewaren we gegevens?

Contactaanvragen bewaren we maximaal 24 maanden na het laatste contact. We verwijderen ze eerder wanneer ze niet meer nodig zijn. Almuruna voert deze bewaring en verwijdering uit in de eigen correspondentie; de website verwijdert geen e-mails automatisch.

Vragen uit de vraagwijzer worden anoniem bewaard en na 24 maanden automatisch verwijderd. Opgeslagen antwoorden, context, resultaten en contactgegevens uit onze Quick Scans bewaren we maximaal 24 maanden; daarna worden ze automatisch uit de scanopslag verwijderd. Het rapport wordt als pdf op uw toestel gedownload.

Bij een lopende klantrelatie bewaren we relevante correspondentie zolang die nodig is voor de samenwerking en de afhandeling ervan. Documenten met een wettelijke bewaarplicht worden gedurende de toepasselijke wettelijke termijn bewaard. We bewaren niet standaard elke aanvraag voor zo'n wettelijke termijn.

Uw cookiekeuze blijft zes maanden geldig op uw toestel. Statistiekgegevens in Google Analytics bewaren we maximaal 14 maanden. Technische dienstverleners kunnen eigen noodzakelijke loggegevens verwerken volgens hun toepasselijke afspraken en bewaartermijnen.

7. Beveiliging en internationale doorgiften

We beperken toegang tot persoonsgegevens en nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Geen enkele digitale verwerking is volledig zonder risico.

Bij het gebruik van hosting-, AI- of e-maildiensten kan verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Als dat gebeurt, moet de doorgifte steunen op een geldige grondslag, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met de nodige aanvullende maatregelen. U kunt ons vragen welke waarborgen voor uw gegevens van toepassing zijn.

8. Uw rechten

U kunt, binnen de voorwaarden van de AVG, vragen om inzage, verbetering, verwijdering of beperking van uw gegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en, waar van toepassing, uw gegevens in een overdraagbaar formaat ontvangen. Als verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking ongedaan maakt.

Mail uw verzoek naar privacy@almuruna.be of connect@almuruna.be. We beantwoorden het in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan de wettelijke termijn worden verlengd; we laten u dat weten. We kunnen alleen de informatie vragen die nodig is om uw identiteit te controleren.

Deze website, de vraagwijzer en onze Quick Scans nemen geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor personen. AI ondersteunt de duiding; mensen blijven verantwoordelijk voor de opvolging.

9. Vragen of een klacht?

Neem gerust eerst contact met ons op. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Wijzigingen

Als de website of onze verwerking verandert, passen we deze verklaring aan. De datum bovenaan vermeldt de laatste inhoudelijke wijziging.